印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，蓋有企業(yè)印章的文件是受法律保護(hù)的有效文件，同時(shí)企業(yè)也必須對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。一直以來，公司領(lǐng)導(dǎo)都十分重視印章管理工作，公司現(xiàn)行印章管理狀況總體規(guī)范有序、效能較高，但個(gè)別所屬單位、項(xiàng)目部管理不夠規(guī)范，存在一些管理漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。

隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模壯大，印章管理日益呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、使用頻、戰(zhàn)線長、范圍廣、變化多等特點(diǎn)，管理風(fēng)險(xiǎn)和難度有所加大。加之企業(yè)印章管理還停留在制度管理和人為管理的水平上，存在不可控性、不規(guī)范性等多種問題，無法為管理制度落地提供有效抓手。綜上所述，傳統(tǒng)企業(yè)印章管理模式已不能充分滿足高質(zhì)量發(fā)展需要，印章改革迫在眉睫、勢在必行。

群杰智能印章管理平臺能夠有效解決實(shí)物印章管理和用印安全等問題，規(guī)范印章管理，加強(qiáng)印章風(fēng)險(xiǎn)管控，提高印章管理效率和水平，可以適用各行業(yè)復(fù)雜多變的用印場景，并已有眾多大型集團(tuán)企業(yè)成功應(yīng)用。

進(jìn)一步規(guī)范印章管理，加強(qiáng)印章風(fēng)險(xiǎn)管控，提高印章管理效率和水平，完善事前審批、事中控制、事后查詢的用印管理流程，推進(jìn)印章安全、便捷、規(guī)范使用與保管，建立健全安全高效、成本節(jié)約、網(wǎng)絡(luò)審批、全程監(jiān)管、實(shí)時(shí)定位、追根溯源的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化印章管理體系。

群杰智能印章管理平臺是有力優(yōu)化印章管理工作質(zhì)量的工具。利用信息化手段，一是可以進(jìn)一步將基于印章全生命周期的業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，統(tǒng)一用印審批途徑及其他印章相關(guān)業(yè)務(wù)流程，降低管理難度。二是可以減少手工登記與統(tǒng)計(jì)，提高工作效率。三是在用印管理方面，可保證用印證據(jù)完整性，監(jiān)控用印場景，有效規(guī)避用印風(fēng)險(xiǎn)。四是通過衛(wèi)星定位印章位移軌跡可跟蹤，增強(qiáng)對下管控力度。

風(fēng)險(xiǎn)防控的需要

引入群杰智能印章管理平臺，可實(shí)現(xiàn)印章全生命周期的閉環(huán)管理。對股份公司總部、各區(qū)域總部、直管項(xiàng)目部印章使用情況實(shí)時(shí)監(jiān)控，用印資料完整保存，可以最大程度規(guī)避印章偷蓋漏蓋、違規(guī)用印等行為的出現(xiàn)，降低企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛與法律責(zé)任糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。

印章信息集中管理的需要

引入群杰智能印章管理平臺，搭建印章數(shù)據(jù)匯總分析管理體系，建立標(biāo)準(zhǔn)化的印章管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可實(shí)現(xiàn)印章信息的集中管理。通過平臺獲取所屬單位印章管理情況，掌握及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的印章管理數(shù)據(jù)，可加強(qiáng)對下監(jiān)管，為所屬單位的印章管理提供數(shù)據(jù)支撐。

印章管控系統(tǒng)功能要求

印章管控系統(tǒng)應(yīng)包括以下主要功能：

（1）實(shí)現(xiàn)印章密封保管，可通過印章管理設(shè)備將印章與人員常態(tài)隔離；

（2）實(shí)現(xiàn)用印在線審批，可通過電腦端或移動端隨時(shí)隨地發(fā)起用印申請和審批；

（3）實(shí)現(xiàn)用印過程監(jiān)管，可通過授權(quán)用印、影像記錄等方式加強(qiáng)用印過程管控；

（4）實(shí)現(xiàn)用印過程追溯，可通過印章管理數(shù)據(jù)庫查詢各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)和歷史記錄；

（5）實(shí)現(xiàn)印章實(shí)時(shí)定位，可通過網(wǎng)絡(luò)定位即時(shí)查詢印章所在位置和運(yùn)動軌跡。

印章管控系統(tǒng)選型

經(jīng)調(diào)研，市面上主流的印章管理終端設(shè)備有兩種型號，一種是固定型設(shè)備，設(shè)備較大，印章放置在其中，不可移動外帶。另一種是移動型設(shè)備，設(shè)備輕巧便攜，印章被鎖定在金屬筒體中，外帶方便。

而企業(yè)日常辦公，不僅需要在辦公室使用印章，同時(shí)也會出現(xiàn)外帶用印的情況，所以需要固定+移動結(jié)合的多功能印章管理終端設(shè)備。群杰用印寶設(shè)備可實(shí)現(xiàn)在一處辦公地點(diǎn)使用一臺印控儀，印控儀為便攜式，可攜帶至異地使用。印章筒可更換印章，便于調(diào)配，利于節(jié)約成本。在所屬各單位某工程項(xiàng)目結(jié)束、印章作廢繳回后，該硬件設(shè)備可調(diào)配至新開工項(xiàng)目或其他項(xiàng)目繼續(xù)使用。

系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)要求

考慮到印章管控系統(tǒng)一旦啟用，將會有大量重要的數(shù)據(jù)資料在線傳輸，需要對蓋章文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。群杰智能印章管理系統(tǒng)具有以下安全指標(biāo)：

（1）傳輸安全：通信使用加密技術(shù)，保證數(shù)據(jù)安全性、可靠性、保密性、真實(shí)性及不可抵賴性，防止商業(yè)信息或其他相關(guān)信息泄露。

（2）賬戶安全：技術(shù)上限制用戶密碼必須保持復(fù)雜性，且需要定期修改，并從技術(shù)上提供手機(jī)短信驗(yàn)證登錄等多種安全登錄方式；具備根據(jù)業(yè)務(wù)需要靈活分配系統(tǒng)權(quán)限的能力，能夠?qū)崿F(xiàn)賬號權(quán)限最小化原則，避免交叉權(quán)限出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)訪問和使用的權(quán)限控制功能。

（3）數(shù)據(jù)安全:對本項(xiàng)目中的核心數(shù)據(jù)采取成熟技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，包括但不限于：核心數(shù)據(jù)的類型、內(nèi)容、敏感性級別等；對核心數(shù)據(jù)，依據(jù)敏感性級別，明確相應(yīng)的安全保護(hù)需求，并應(yīng)覆蓋核心數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、傳輸、存放、使用、備份直至銷毀的數(shù)據(jù)全生命周期的完整存儲和保護(hù)。

（4）安全審計(jì)：對所有涉及敏感信息的查詢操作記錄完整日志；對所有業(yè)務(wù)辦理痕跡記錄完整日志；日志內(nèi)容應(yīng)至少包括：操作人ID、操作人IP、操作時(shí)間、操作內(nèi)容，操作結(jié)果等信息；日志在系統(tǒng)中應(yīng)永久可查，也可導(dǎo)出。

項(xiàng)目上線歷程回顧

企業(yè)印章管控系統(tǒng)建設(shè)主要分為硬件設(shè)備采購和軟件平臺開發(fā)兩個(gè)部分，項(xiàng)目實(shí)施期間兩部分內(nèi)容同步進(jìn)行。印章管控系統(tǒng)軟件平臺與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，結(jié)合企業(yè)印章管理和用印審批工作實(shí)際，對接集成后正式啟用。印章管控系統(tǒng)上線運(yùn)行后，納入系統(tǒng)管理的印章使用均應(yīng)履行線上用印審批程序，未經(jīng)線上審批的用印事項(xiàng)視為違規(guī)用印。

項(xiàng)目應(yīng)用成效

從降本的角度

一是降低管理成本，在集團(tuán)更名和財(cái)務(wù)賬戶變更等大量外帶印章業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員可直接帶章筒出差，無需印管員陪同，節(jié)省成本。

二是方便檢查管控，集團(tuán)總部隨時(shí)可通過信息化辦公平臺了解和抽查所有印章的使用狀態(tài)，減少實(shí)地檢查，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)。

從增效的角度

首先，用章申請通過辦公平臺線上審核，短信或者郵件通知審核人，用手機(jī)端可隨時(shí)隨地查看審批，滿足分公司和項(xiàng)目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性檔案，所有蓋章文件自動存儲到總部的服務(wù)器，一旦發(fā)生法律糾紛，方便查詢歷史及追責(zé)。

從合規(guī)的角度

一是規(guī)范用章審批，根據(jù)不同的文件類型，固化不同的用章審批流程，杜絕了以往用章審批中存在緊急文件需要蓋章，但是給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的內(nèi)容斷章取義，后續(xù)發(fā)現(xiàn)了問題滯后的現(xiàn)象。

二是印章通過印控儀保管，未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章，蓋章過程被拍照留檔，印控儀一旦遠(yuǎn)離攝像頭，儀器會自動向總部報(bào)警。

通過印章管理信息化系統(tǒng)，固化用章審批流程，提高用章審核效率，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與用章系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)用章一體化，通過印章管理終端設(shè)備，安全保管企業(yè)印章，全程記錄用章過程，降低違規(guī)用章風(fēng)險(xiǎn)。以印章管理制度為基礎(chǔ)，以印章管理信息化系統(tǒng)為主體，結(jié)合印章管理終端設(shè)備，形成了企業(yè)印章管理全方位風(fēng)險(xiǎn)防控體系。