行業(yè)背景概述

建筑施工企業(yè)是指從事建筑工程、公路工程、鐵路工程、航空工程等施工活動的企業(yè)。

 

建筑施工企業(yè)多以工程項目管理為核心，由于施工項目數(shù)量眾多、地區(qū)分散、工期較長等特點，圍繞項目全生命周期的各類業(yè)務(wù)進行動態(tài)管控。降低項目風(fēng)險成為企業(yè)關(guān)注的重點。企業(yè)由于業(yè)務(wù)需求會面臨向各分支機構(gòu)授權(quán)制定和使用印章，并且所涉及到的場景非常多，通過數(shù)字化管理手段提升用印效率、降低企業(yè)管理風(fēng)險和合規(guī)化已成為企業(yè)關(guān)注重點。

 

建筑行業(yè)印章管理痛點

01.分子公司印章難監(jiān)管

集團型企業(yè)為了市場發(fā)展需要，分子公司、項目部都有印章，特別項目部印章分散在全國各地；一線現(xiàn)場印章使用情況總部難以及時知曉，風(fēng)險控制處于滯后狀態(tài)。

02.高頻用印風(fēng)險大

建筑工程企業(yè)業(yè)務(wù)多、應(yīng)用場景不同，大量的投標，工程項目資料需要用印，傳統(tǒng)印章管理方式效率低且存在安全漏洞，一旦出現(xiàn)問題，將對企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失。

03.印章多，易出現(xiàn)監(jiān)管漏洞

集團體系組織機構(gòu)多，涉及印章種類也比較多，集團總部/分子公司/項目部：公章、合同章、法人章、項目部章…，管理上難以面面俱到，事事親為，存在偷蓋、漏蓋、人情章等風(fēng)險，對集團企業(yè)的公信力造成負面影響。

04.聯(lián)營項目管理風(fēng)險大

建筑行業(yè)存在掛靠，聯(lián)營項目等現(xiàn)象，涉及的公司、人員、組織較為復(fù)雜，印章使用過程中存在較大風(fēng)險；甚至不使用公司印章或偽造完整證據(jù)鏈。

 

建筑企業(yè)架構(gòu)及印章類型

建筑企業(yè)組織架構(gòu)一般根據(jù)集團-子公司-分公司-項目部4個維度進行劃分：

 

 

行政公章、合同專用章、法人章、項目部章與經(jīng)濟合同類掛鉤，大部分施工企業(yè)印章管理不當所產(chǎn)生的風(fēng)險均出自于這四類印章。

 

智能印章管理解決方案

中國建筑第六工程局（簡稱中建六局）是世界500強---中國建筑工程總公司麾下的大型骨干建筑企業(yè)集團，1980年10月經(jīng)國務(wù)院批準成立于天津，是國有獨資大型建筑“特級”施工企業(yè)。

 

2021年12月3日，國務(wù)院國資委召開中央企業(yè)“合規(guī)管理強化年”工作部署會，強調(diào)中央企業(yè)必須把強化合規(guī)放到貫徹習(xí)近平法治思想的高度來認識，放到落實全面依法治國戰(zhàn)略的全局來部署，放到保障企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的層面來推動，力爭通過一年時間推動企業(yè)合規(guī)管理工作再上新臺階。全面落實“合規(guī)管理強化年”的工作部署，需要認真研判法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準則、國際標準有關(guān)合規(guī)管理的新變化，推動企業(yè)加快突破難點、補齊短板，建立健全企業(yè)合規(guī)管理體系，真正發(fā)揮規(guī)范管理、防控風(fēng)險、支撐保障的重要作用。

中建六局從建筑企業(yè)特點出發(fā)，貫徹國資企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型及合規(guī)管理創(chuàng)新模式，力求打造符合行業(yè)特性的印章管理模式，目標及管控要求如下：

 

1、 業(yè)務(wù)全流程化：通過智能印章規(guī)范用印授權(quán)，控制用印行為、記錄蓋章過程；通過掃描儀實現(xiàn)用印文件的補傳歸檔控制。

 

2、 印章的全生命周期管理：對各級組織印章實現(xiàn)全生命周期監(jiān)管，對項目印章以項目施工進度為導(dǎo)向進行全生命周期管理。

 

3、 組織全集團化管控：對印章按工程局、二級單位、三級機構(gòu)、項目部維度分級授權(quán)管理，規(guī)范印章使用范圍，防止越權(quán)用印等違規(guī)行為。

 

2021年中建六局和群杰科技聯(lián)手打造集團印章全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè)，截止目前已上線150套智能印章設(shè)備，涉及集團總部、華南建設(shè)公司、水電建設(shè)集團、建設(shè)發(fā)展、安裝工程、中建地產(chǎn)等分子公司的公章和項目部章，2023年初集團總部針對印章管理發(fā)文要求所有分子公司項目章必須通過智能印章來管控，群杰持續(xù)協(xié)助中建六局打造全局全域的智能化服務(wù)體系。

 

 

 

中國水利水電第十二工程局有限公司（簡稱：中水十二局）前身為電力工業(yè)部新安江水力發(fā)電工程局，成立于1956年3月，因建設(shè)我國第一座自己設(shè)計、自制設(shè)備、自行施工的大型水力發(fā)電站——浙江新安江水電站而誕生。現(xiàn)為世界500強企業(yè)中國電力建設(shè)集團有限公司成員企業(yè)，國家高新技術(shù)企業(yè)，總部位于浙江杭州。

 

中國水電十二局持有水利水電工程施工總承包特級、建筑工程施工總承包一級、市政公用工程施工總承包一級、港口與航道工程施工總承包一級，公路工程、電力工程、礦山工程7項總承包資質(zhì)；橋梁工程、隧道工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、建筑機電安裝工程4項專業(yè)承包一級資質(zhì)，工程測量、試驗與計量甲級資質(zhì)等。

 

近幾年，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大，印章管理日益呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、使用頻、戰(zhàn)線長、范圍廣、變化多等特點，管理難度與風(fēng)險也隨之加大。一直以來，公司領(lǐng)導(dǎo)都十分重視印章管理工作，公司現(xiàn)行印章管理狀況總體規(guī)范有序，但是信息化、智能化水平不高，特別是個別業(yè)務(wù)系統(tǒng)、單位（項目）印章管理不夠規(guī)范，存在一些管理漏洞和風(fēng)險，需要通過一系列改革措施嚴格規(guī)范印章管理，有效管控印章風(fēng)險。

 

印章管理現(xiàn)狀：

 

 

印章管理體系改革：

1、取消三級部門印章：于2019年6月28日前正式取消公司機關(guān)部門印章、所屬各單位部門印章、各項目部部門印章，包括但不限于三級部門印章，可保留可不保留的印章一律予以取消。

 

2、封存無效印章：公司辦公室將所屬各單位、機關(guān)各部門領(lǐng)用新印章時交回的舊印章進行清點、整理、收存，并統(tǒng)一封存。

 

3、更換現(xiàn)有印章：完成公司行政公章、所屬各單位行政公章、各在建工程項目部行政公章的更新，新印章均采用光敏印章或牛角印章，并包含防偽編碼、防偽紋路等防偽標識，印章總數(shù)由改革前的787枚削減至357枚，削減比例達55%。

 

4、建立應(yīng)用印章系統(tǒng)：于2019年底前完成軟硬件的采購、上線、推廣等工作，印章管控系統(tǒng)上線運行后，納入系統(tǒng)管理的印章使用均應(yīng)履行線上用印審批程序，未經(jīng)線上審批的用印事項視為違規(guī)用印。

 

群杰配合中水十二局對30多個分子公司，100多個項目部印章進行集團化印章統(tǒng)一管理體系進行打造，目前上線設(shè)備150多套，大大降低一線項目管理中存在的問題，通過數(shù)字化管理手段，提升總部監(jiān)管能力和規(guī)范集團內(nèi)部的用印流程。

 

 

應(yīng)用價值

一、 業(yè)務(wù)效率的提升：

1、 基于印章全生命周期的業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，統(tǒng)一用印審批途徑及其他印章相關(guān)業(yè)務(wù)流程，降低管理難度。

 

2、 在用印管理方面，可保證用印證據(jù)完整性，監(jiān)控用印場景，有效規(guī)避用印風(fēng)險。

 

3、 通過定位印章位置移動軌跡，增強對下轄公司管控力度，實現(xiàn)所有印章的狀態(tài)、使用情況的信息匯總。

 

4、 建立統(tǒng)一的印章分析報表平臺，對所有印章做整體監(jiān)控，所有進入系統(tǒng)的印章狀況自動形成統(tǒng)計分析。

 

二、 智能監(jiān)察管控：

1、建立完整永久保存的檔案，實現(xiàn)用印過程追溯，方便查詢歷史及追責(zé)。

 

2、納入管控系統(tǒng)管理的印章，履行線上用印流程，可實時查詢印章狀態(tài)。

 

3、通過使用過程發(fā)現(xiàn)的問題，可以及時改正補足，促進系統(tǒng)完善與升級。