異地印章

管控難

中大型生產(chǎn)制造企業(yè)通常集研發(fā)、制造、銷售于一體，為了市場(chǎng)發(fā)展需要，會(huì)在全國(guó)各地開(kāi)設(shè)生產(chǎn)基地、研發(fā)基地、物流中心、營(yíng)銷公司等分支機(jī)構(gòu)。因此隨著規(guī)模發(fā)展壯大，印章管理往往呈現(xiàn)數(shù)量多、分布廣等特點(diǎn)，集團(tuán)總部難以準(zhǔn)確掌握異地公司印章真實(shí)使用情況。

高頻用印

風(fēng)險(xiǎn)大

物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理是制造企業(yè)的重要環(huán)節(jié)，而其中涉及到的用印場(chǎng)景也會(huì)非常復(fù)雜，比如各種的進(jìn)貨/出貨簽單、異地合同簽署、外帶用印等，傳統(tǒng)印章管理方式依賴人工監(jiān)管，存在偷蓋、漏蓋、人情章等濫用印章的風(fēng)險(xiǎn)，集團(tuán)總部對(duì)分支機(jī)構(gòu)印章無(wú)有效手段監(jiān)管，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將對(duì)企業(yè)造成難以估計(jì)的損失和傷害。

跨組織用印

效率低

制造企業(yè)集團(tuán)總部與多個(gè)分支機(jī)構(gòu)與工廠之間，多個(gè)生產(chǎn)部門、行政部門、營(yíng)銷部門等形成錯(cuò)綜復(fù)雜的用印需求，各類協(xié)議、合同的審批流程多、耗時(shí)久、協(xié)同難、效率低，大量的用章、申請(qǐng)、審批、歸檔等工作，不僅給印章管理員帶來(lái)較大的壓力，同時(shí)無(wú)法有效提升用印效率，對(duì)企業(yè)高效經(jīng)營(yíng)帶來(lái)一定影響。

印章管理

成本高

中大型制造企業(yè)為了保障用印合規(guī)可控，會(huì)在分支機(jī)構(gòu)設(shè)置印章管理崗位并配備專職或兼職印章管理人員，隨著分支機(jī)構(gòu)的增設(shè)人工成本持續(xù)增加，管理能效難以提升。

美的集團(tuán)

作為中國(guó)家電行業(yè)的龍頭企業(yè)，美的在為廣大消費(fèi)者打造智慧美好生活的同時(shí)，對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控也一直十分重視，并在不斷通過(guò)數(shù)字化改革加強(qiáng)內(nèi)部管理。2021年，美的上線打蓋一體智能化設(shè)備，然而經(jīng)過(guò)近一年的使用，該設(shè)備無(wú)法深度滿足美的對(duì)于印章風(fēng)控安全、高效、便捷等的要求，同時(shí)由于印章歸口法務(wù)部監(jiān)管，大量業(yè)務(wù)頻繁用印，重復(fù)蓋章占用大量時(shí)間，法務(wù)人員工作能效無(wú)法釋放。因此重新尋找更加先進(jìn)的智能用印服務(wù)模式。經(jīng)過(guò)多輪比選，最終選擇與群杰科技合作共同打造滿足集團(tuán)全員7*24小時(shí)自助用印的無(wú)人值守印章服務(wù)中心。

雙方共創(chuàng)自助用印解決方案屬業(yè)內(nèi)首創(chuàng)，僅一期階段就在軟硬件方面提出了46項(xiàng)定制服務(wù)，對(duì)供應(yīng)商綜合能力有極大的考驗(yàn)，重點(diǎn)在以下方面實(shí)現(xiàn)技術(shù)突破：

對(duì)接美的4A系統(tǒng)、公安人臉識(shí)別系統(tǒng)、法務(wù)系統(tǒng)等各類流程審批平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)用印線上線下一體化管理，并對(duì)用印人進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，采用可信身份數(shù)據(jù)源，確保身份認(rèn)證、核驗(yàn)結(jié)果可信，讓每一次用印都有真實(shí)身份支撐，解決身份可信問(wèn)題。

為滿足美的全體員工自助用印，充分考慮操作便利性，對(duì)智能硬件進(jìn)行功能再造，從用戶角度出發(fā)設(shè)計(jì)界面友好、可操作性強(qiáng)、易于使用的人機(jī)交互模式。

將印控設(shè)備與美的集團(tuán)自有水印技術(shù)相結(jié)合，員工蓋章時(shí)可以自動(dòng)對(duì)所有打印文件進(jìn)行識(shí)別比對(duì)，管控紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中偷換頁(yè)風(fēng)險(xiǎn)，員工攜帶的文件如沒(méi)有水印或水印錯(cuò)誤則無(wú)法蓋章。

搭建獨(dú)立的自助用印服務(wù)空間，部署門禁、閘機(jī)、監(jiān)控、防盜報(bào)警器等配套設(shè)備，以及多項(xiàng)可視化合規(guī)指引，強(qiáng)化用印嚴(yán)肅性。

通過(guò)不到30天的開(kāi)發(fā)、實(shí)施，群杰科技為美的集團(tuán)定制化、專屬化部署的智能印章項(xiàng)目正式交付上線，美的集團(tuán)開(kāi)啟印章智能管控新時(shí)代。如此迅速的交付上線也刷新了群杰速度。

（美的集團(tuán)自助用印中心）

（美的集團(tuán)自主用印流程指引）

保障

業(yè)務(wù)合規(guī)

加強(qiáng)印章管理，引入智能印章控制及相關(guān)平臺(tái)，通過(guò)與OA系統(tǒng)的耦合，實(shí)現(xiàn)了用章流程，從管理端到使用端的閉環(huán)，做到事前審批，事中可控，事后可查，杜絕公章私用、人情章、特批等情況，同時(shí)規(guī)范單位的用章流程和行為，保護(hù)印章管理員堅(jiān)守崗位職責(zé)。

提升

管理效能

通過(guò)文件識(shí)別比對(duì)和蓋章影像記錄等方式加強(qiáng)用印過(guò)程管控，蓋章流程圖片全部系統(tǒng)留檔，可以隨時(shí)調(diào)取查閱，也可事后追溯，總部管理人員可以遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)管全國(guó)各地分支機(jī)構(gòu)的用印流程信息，全面、高效掌握分支機(jī)構(gòu)印章的使用情況。

強(qiáng)化

運(yùn)營(yíng)支撐

通過(guò)加強(qiáng)印章管理，優(yōu)化管理模式,不僅可以為員工提供7*24小時(shí)自助用印服務(wù)，同時(shí)用印管理員不再需要人工全流程監(jiān)管用印人的蓋章行為，用印人可在印章管理員檢查文件后自行使用智能設(shè)備蓋章，不僅減少了排隊(duì)等待印章管理員蓋章的時(shí)間，同時(shí)印章管理員也可隨時(shí)隨地檢查蓋章詳情，大幅提升了用印業(yè)務(wù)辦理效率。