9月16日，2021全球行政峰會(huì)在北京·萬達(dá)文華酒店隆重開幕。

在開放政策和時(shí)刻變化的市場環(huán)境影響下，全球自動(dòng)化和數(shù)字化趨勢正加速發(fā)展，行政的內(nèi)核和外延也在不斷擴(kuò)張，為發(fā)掘行政新跑道，從全新視角出發(fā)為企業(yè)持續(xù)賦能，會(huì)議以“萬象更新，熱愛仍在”為主題，聚焦專業(yè)發(fā)展與前沿趨勢，重在鏈接與賦能，共同探索行業(yè)新動(dòng)向。

作為國內(nèi)印章智能化管理領(lǐng)軍企業(yè)，群杰在智慧辦公領(lǐng)域持續(xù)為企業(yè)印章管理賦能助力。此次獲邀參會(huì)，通過如何打造企業(yè)現(xiàn)代化印章共享服務(wù)中心角度，為企業(yè)智慧辦公注入創(chuàng)新暢想。

大會(huì)分五個(gè)板塊：“萬象更新，熱愛仍在”、“智向未來”、“多元賦能”、“職場價(jià)值”、“知選市集”進(jìn)行。

打造企業(yè)現(xiàn)代化印章共享服務(wù)中心

“實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)用印安全，我們有三步，第一對印章本身的全生命周期進(jìn)行盤點(diǎn)，印章從刻制到注銷，這個(gè)過程中完整的生命周期。第二，對印章授權(quán)進(jìn)行管理。第三，對于合約簽署包括用印文件本身的管控，從篡改內(nèi)容到偷換文件。”

如何打造企業(yè)現(xiàn)代化印章共享服務(wù)中心？江蘇群杰物聯(lián)科技有限公司華北大區(qū)總經(jīng)理劉強(qiáng)先生分享了極具亮點(diǎn)的解決方案。

知選市集現(xiàn)場，群杰印章共享服務(wù)中心智能終端產(chǎn)品：群杰用印寶智能印章、群杰智能印章柜吸引了眾多嘉賓的駐足體驗(yàn)。

群杰印章共享服務(wù)中心解決方案

群杰印章共享服務(wù)中心是通過將垂直或平行部門的印章進(jìn)行集中透明化管理，并通過智能化設(shè)備輔助人工進(jìn)行自動(dòng)印章使用及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，從而為用印人員提供一種自助式服務(wù)體驗(yàn)，提高印章使用效率、降低管理成本。

? 統(tǒng)一印章檔案：

將集團(tuán)所有印章進(jìn)行數(shù)字化管理，總部采用自助蓋章+人工審核的方式進(jìn)行用印管理，例如人事證明等材料申請人直接打印自助蓋章，重要文件審核后打印蓋章。通過自助蓋章模式分散蓋章人員基礎(chǔ)工作量。對分支機(jī)構(gòu)為了方便業(yè)務(wù)開展，采用屬地化管理模式，通過用印寶設(shè)備監(jiān)控印章使用情況。

? 優(yōu)化蓋章流程：

每天100～200條流程，近3000份文件需要蓋章，甚至一單流程連帶著幾千份文件，需要蓋半個(gè)月時(shí)間。建立自助用印模式后，通過將大客戶和散戶分開處理的方式，提高印章使用效率。

? 規(guī)范印章使用：

以往不同的章在不同的崗位保管，問題是上千枚印章在上千人手中很難找到，且找到了印章也不一定在現(xiàn)場，同時(shí)印章分散本身也是風(fēng)險(xiǎn)，各人員的風(fēng)險(xiǎn)意識不一樣，存在隱患。印章采用共享服務(wù)方式后，建立印章服務(wù)中心對印章進(jìn)行集中管理，中心人員采用坐班制，同時(shí)中心配套監(jiān)控探頭、用印寶設(shè)備等硬件，保證所有印章的保管與使用都是透明公開，風(fēng)險(xiǎn)可控的。

? 提高專業(yè)門檻：

共享服務(wù)中心將人員集中化管理也利于進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，通過流水線審核作業(yè)模式即提高了流程審批效率，也降低審核人員的業(yè)務(wù)復(fù)雜度，同時(shí)配套咨詢崗人員，及時(shí)處理碰到的難點(diǎn)問題。

? 提高蓋章效率：

傳統(tǒng)管理模式下，大部分蓋章集中在早8:00和晚6:00時(shí)間段，印章管理中心建設(shè)為智能印章使用提供了基礎(chǔ)，支持預(yù)約用章。用印申請人可以根據(jù)預(yù)約情況合理安排蓋章時(shí)間，同時(shí)印章通過智能印章柜進(jìn)行保管，即使在非工作時(shí)間段也可以通過授權(quán)自助取章蓋章，蓋章結(jié)束后直接在旁邊的郵寄快遞中心自助寄件，實(shí)現(xiàn)全程無人值守自助式用印。