物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓印章管理更智慧安全

北京建工路橋集團(tuán)

一、 應(yīng)用背景介紹

1.1 公司簡介

北京建工路橋集團(tuán)有限公司成立于2000年6月26日，是以市政、公路、建筑施工總承包為主業(yè)，以項目投資、建設(shè)運(yùn)營、金融服務(wù)、建材購銷、咨詢、物流商貿(mào)為配套的綜合投資企業(yè)集團(tuán)。集團(tuán)擁有市政公用工程施工總承包壹級資質(zhì)、公路工程施工總承包壹級資質(zhì)、房屋建筑工程施工總承包壹級資質(zhì)等眾多資質(zhì)。

基于十三五“一體、兩翼、三化” 發(fā)展戰(zhàn)略，路橋集團(tuán)不斷創(chuàng)新經(jīng)營方式、商業(yè)模式，規(guī)模迅速擴(kuò)張，形成“一核、兩帶、四軸心”的經(jīng)營布局，設(shè)有全國十大區(qū)域分公司；涉獵基金、勞務(wù)、咨詢、建材、項目管理、具備“投資開發(fā)、規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)施工、運(yùn)營維護(hù)”四位一體全產(chǎn)業(yè)鏈優(yōu)勢。

1.2 集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃對印章管理產(chǎn)生的要求

1.3 公司印章管理辦法及問題

路橋集團(tuán)在采用智能印章之前的實(shí)行總部集中管理印章和分子公司、項目部專人管章兩種方法相結(jié)合。

專人管理風(fēng)險點(diǎn)有哪些？專職人員保管印章一定要具備管好印章的專業(yè)素養(yǎng)，是否有意愿管理好印章、對企業(yè)的忠誠度，是否了解公司內(nèi)部的組織架構(gòu)設(shè)置與印章管理體系的管理，對業(yè)務(wù)是否了解也直接影響識別印章使用過程中的各種風(fēng)險，能否保證用印過程的合規(guī)等等，種種因素復(fù)雜多變，都是風(fēng)險。

印章集中管理已經(jīng)不符合日新月異的發(fā)展需求。外地分子公司、項目蓋章需把文件快遞到總部，極大的降低了便利程度和辦公效率的同時也大大提高了重要文件丟失的風(fēng)險和公司的費(fèi)用和時間成本，這都會造成業(yè)務(wù)的延誤，造成巨大的損失，對公司業(yè)務(wù)開展造成阻礙。

1.4 運(yùn)用信息化手段搭建風(fēng)險防控平臺

我們所身處的時代，是一個新技術(shù)全面革新與爆發(fā)、信息迅速擴(kuò)張的時代。在建筑行業(yè)，BIM、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等等概念也在慢慢的滲透傳遞，改變著我們的生活和工作方式。行業(yè)信息化建設(shè)越來越重視企業(yè)風(fēng)險防控，以“技術(shù)推動變革”為驅(qū)動，構(gòu)建“企業(yè)風(fēng)險防控平臺”，助力打造“互聯(lián)網(wǎng)+時代”的數(shù)字化企業(yè)。

二、 印章物聯(lián)網(wǎng)解決方案介紹

人類在進(jìn)化的過程中最顯著的變化就是使用工具，處于信息化時代的我們在依賴工具的同時，更善于改造工具，在引進(jìn)群杰印章物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的時候，我們根據(jù)路橋的實(shí)際情況，量身定制了印章管理系統(tǒng)。

2.1 改造流程

路橋集團(tuán)現(xiàn)行的印章管理分為五大部分：刻制-領(lǐng)用-用印-回收-存檔。通過印章系統(tǒng)，我們將這幾步都嵌入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)印章的全生命周期線上管理，用信息化手段，監(jiān)管每一個流程，確保用章過程可追溯。

2.1.1 線上印章刻制申請流程：根據(jù)不同印章類型，設(shè)置不同的流程，相關(guān)業(yè)務(wù)口審批，從源頭開始降低公司用印風(fēng)險。

印章刻制流程選擇界面

2.1.2 細(xì)化印章系統(tǒng)用印申請流程：傳統(tǒng)的印章系統(tǒng)一般是按照印章類型來分類，路橋集團(tuán)在此基礎(chǔ)上根據(jù)自身的特色在原來系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了二次升級改造，量身定制了申請流程，使提交用印的流程更具導(dǎo)向性更為人性化。

用印申請流程選擇界面

根據(jù)印章類別、不同單位、各類業(yè)務(wù)制定流程103條，用印者可以根據(jù)所需選擇印章類型、根據(jù)用印文件選擇流程所屬部門以及對應(yīng)業(yè)務(wù)的流程。實(shí)現(xiàn)審批流程固化和透明，用印者清晰業(yè)務(wù)程序，掌控業(yè)務(wù)進(jìn)度，印章管理員高效管理，避免人情章。

印章業(yè)務(wù)審批流程

辦理流程審批界面

2.1.3 印章申請和用印界面優(yōu)化：根據(jù)使用感受和實(shí)際情況，改造界面，使整體更符合企業(yè)的使用需求。

申請單界面

用印界面

2.1.4 更好的應(yīng)用印章外帶流程：在流程審批環(huán)節(jié)，增加了印章管理部門負(fù)責(zé)人節(jié)點(diǎn)，給印章外帶加了雙保險，也能提前安排好印章使用的時間，避免出現(xiàn)用印沖突。

2.2 功能豐富

? 豐富了用印記錄分析報表，表頭內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況增加歸屬部門、申請部門等模塊，提高了實(shí)用度。

? 實(shí)現(xiàn)個性化查詢功能，增加了按日期/章名稱等等關(guān)鍵字來查詢，更精準(zhǔn)，效率更高。

? 優(yōu)化智能導(dǎo)出報表功能，根據(jù)查詢關(guān)鍵字即可導(dǎo)出所需文件。

? 增加了預(yù)警管理功能。

印章刻制時填寫項目竣工時間，并在系統(tǒng)中設(shè)置到期提醒人員，在項目竣工前一個月系統(tǒng)會自動發(fā)提醒給已設(shè)定人員賬號的預(yù)警消息里，提示該枚印章需進(jìn)入回收程序。

2.3 管理特色

2.3.1項目印章管理

所有的項目部印章全部單獨(dú)使用章筒，配合手機(jī)執(zhí)行外帶流程，項目部無需配備印控臺，節(jié)約管理成本。

項目部印章全部單獨(dú)使用章筒，執(zhí)行外帶流程，使用手機(jī)和章桶就可以用印，便捷的同時也能實(shí)現(xiàn)用印風(fēng)險的管控，且能為企業(yè)節(jié)約成本。

2.3.2 數(shù)據(jù)月度分析

? 充分運(yùn)用印章系用分析報表，實(shí)時掌控各類印章使用情況；

? 每月根據(jù)數(shù)據(jù)深入分析，形成月度分析報告，進(jìn)行排名打分。

我們公司通過引進(jìn)印章管理系統(tǒng)并結(jié)合公司實(shí)際的管理情況對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，形成了比較系統(tǒng)的印章管理數(shù)據(jù)庫。首先我想來分享一下我對數(shù)據(jù)的認(rèn)識，分析一下數(shù)據(jù)可以帶給我們哪些東西，時間在流逝，每時每刻都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是未加工的數(shù)字和事實(shí)，并沒有意義。比如在群杰系統(tǒng)里每個月產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報表，如果我們只是單純的看這些數(shù)據(jù)，沒有有什么實(shí)際的意義，所以在管理上，我們充分運(yùn)用系統(tǒng)分析報表，根據(jù)用印明細(xì)、前后文件對比、申請數(shù)量與使用數(shù)量的對比形成每個月形成月度分析臺賬，并進(jìn)行排名打分，監(jiān)督的同時激發(fā)項目合規(guī)使用系統(tǒng)的積極性，最終通過信息化手段可以指導(dǎo)監(jiān)督印章管理，是管理處于最佳狀態(tài)，這就是智慧。

三、 經(jīng)驗分享

3.1 印章管理系統(tǒng)應(yīng)用取得的一些成效

3.1.1 從降本的角度

一是降低管理成本，在集團(tuán)更名和財務(wù)賬戶變更等大量外帶印章業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員可直接帶章筒出差，無需印管員陪同，節(jié)省成本。

二是方便檢查管控，集團(tuán)總部隨時可通過信息化辦公平臺了解和抽查所有印章的使用狀態(tài)，減少實(shí)地檢查，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)。

3.1.2 從增效的角度

首先，用章申請通過辦公平臺線上審核，短信或者郵件通知審核人，用手機(jī)端可隨時隨地查看審批，滿足分公司和項目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性檔案，所有蓋章文件自動存儲到總部的服務(wù)器，一旦發(fā)生法律糾紛，方便查詢歷史及追責(zé)。

3.1.3 從合規(guī)的角度

一是規(guī)范用章審批，根據(jù)不同的文件類型，固化不同的用章審批流程，杜絕了以往用章審批漏簽字、補(bǔ)簽字、代簽字等違規(guī)用章行為。

二是印章通過印控儀保管，未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章，蓋章過程被拍照留檔，印控儀一旦遠(yuǎn)離攝像頭，儀器會自動向總部報警。

3.2 感受與思考

雖然印章系統(tǒng)幫我們規(guī)避了許多風(fēng)險，但是科技手段僅僅是管理過程中的輔助力量，我們也仍需不斷探索和改變：

1) 印章物聯(lián)管理系統(tǒng)仍僅僅是工具，基礎(chǔ)管理工作仍需完善的制度及強(qiáng)有力的執(zhí)行力作為保障。

2) 印章物聯(lián)管理系統(tǒng)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求、用印風(fēng)險管控實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化。

3) 印章刻制及用印行為需制定明確的紅線，觸碰紅線需強(qiáng)有力的懲罰措施進(jìn)行震懾。