在數(shù)字化浪潮全面席卷的當(dāng)下，企業(yè)印章管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為不可逆的大趨勢，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型賦能企業(yè)管理，提升內(nèi)控水平，對企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展助益極大。

【案例背景】

和大多數(shù)的房地產(chǎn)企業(yè)一樣，新城控股集團(tuán)也曾面臨傳統(tǒng)印章管理難題：印章多，用印量大，外帶頻繁，監(jiān)管難，風(fēng)險大，子公司用印無法實時了解等。作為優(yōu)秀的百強(qiáng)地產(chǎn)商，面對已無法適應(yīng)發(fā)展的傳統(tǒng)印章管理，新城控股集團(tuán)決定乘數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮行印章管理改革之路。

新城控股集團(tuán)業(yè)務(wù)以住宅開發(fā)、物業(yè)管理及商業(yè)開發(fā)運營為主，分支機(jī)構(gòu)遍布全國各地，采用總部印章集中管，分支機(jī)構(gòu)印章自主管的傳統(tǒng)模式。面對大量的印章及繁忙的業(yè)務(wù)往來，新城控股集團(tuán)的印章管理壓力極大，總部想要實時了解分支機(jī)構(gòu)及外帶印章使用情況，十分困難?；陲L(fēng)險因素考慮，新城控股集團(tuán)攜手群杰開啟了印章智慧管理之路。

自2018年4月起，從住宅地產(chǎn)試點應(yīng)用群杰印章物聯(lián)網(wǎng)整體解決方案到商業(yè)地產(chǎn)全面推廣，再到商管板塊直至全集團(tuán)應(yīng)用，歷時一年有余，新城控股集團(tuán)600多枚印章完成了智慧升級。2020年5月群杰智能印章柜落戶新城控股集團(tuán)總部的印章共享服務(wù)中心，這標(biāo)志著新城控股集團(tuán)的智慧印章管理再上新臺階。

從業(yè)務(wù)著手，匹配組織架構(gòu)，以互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)之力掌控全局

新城控股集團(tuán)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多，不同的業(yè)務(wù)類型涉及到不同的印章使用，印章物聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，不改變新城控股集團(tuán)原有辦公系統(tǒng)，通過集成軟件接口模式匹配組織架構(gòu)，借物聯(lián)網(wǎng)之力用印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端（以下簡稱“用印寶”）給傳統(tǒng)印章加上“智慧鎖”，讓蓋章人、蓋章文件以及印章之間形成數(shù)字連接，全過程實時記錄用章的每一個細(xì)節(jié)。

新城控股集團(tuán)總部與分支機(jī)構(gòu)之間通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺形成印章風(fēng)險管控網(wǎng)絡(luò)，分支機(jī)構(gòu)用印、外帶用印經(jīng)審批授權(quán)后方可使用，使用過程用印寶將實時記錄信息回傳管理平臺，讓管理者、使用者及蓋章文件之間形成數(shù)字連接，總部可實時了解印章使用動態(tài)，加之管理平臺加持OCR識別、數(shù)字水印、風(fēng)險預(yù)設(shè)等技術(shù)，可形成全局全盤掌控之力，保障用印安全。

深入用印場景，便攜智能印章滿足多種需求

招采、商務(wù)簽約、財務(wù)、人事、辦公等涉及到多種用印模式，固定辦公用印，外帶用印，異地用印，郵寄用印等等。印章物聯(lián)網(wǎng)深入研究企業(yè)用印場景，便攜智能印章可滿足多種需求。

1.總部集中

印章使用人在使用印章之前需要通過印章物聯(lián)網(wǎng)平臺提交申請，經(jīng)過分層審批獲得授權(quán)后，憑借授權(quán)碼解鎖設(shè)備進(jìn)行蓋章。如需外帶，在經(jīng)授權(quán)后，將用印寶章筒帶至業(yè)務(wù)現(xiàn)場解鎖后蓋章。蓋章過程用印寶會自動記錄用印數(shù)據(jù)信息并實時回傳至管理平臺。印章管理員可通過平臺在線監(jiān)控，實時查看印章使用詳情，做到前端防范，中端控制，后端審查，形成線上線下閉環(huán)管理。

2.分支機(jī)構(gòu)自主管理

分支機(jī)構(gòu)自主管理的印章通過統(tǒng)一印章物聯(lián)網(wǎng)平臺接入線上遠(yuǎn)程管理，分支機(jī)構(gòu)在使用印章時，需要提交申請，經(jīng)過總部的審批授權(quán)后憑借授權(quán)碼解鎖用印寶現(xiàn)場或外帶使用，用印寶將實時記錄用印信息回傳至管理平臺，總部可以隨時掌握分支機(jī)構(gòu)的用印詳情。

印章集中管理提質(zhì)增效探索

軟硬協(xié)同，打破傳統(tǒng)，搭乘數(shù)字化浪潮，賦能企業(yè)印章管理創(chuàng)新，群杰印章物聯(lián)網(wǎng)整體解決方案的應(yīng)用，讓新城控股集團(tuán)建立起印章數(shù)字化管理風(fēng)險防御機(jī)制，使得印章使用更安全，管理更智慧。但新城控股集團(tuán)的印章管理變革之路不止于此，為將數(shù)字化管理的廣度和深度進(jìn)一步提升，2019年12月，新城控股集團(tuán)開始著手印章共享服務(wù)中心的調(diào)研考察工作，進(jìn)行印章集中管理創(chuàng)新升級。

傳統(tǒng)印章集中管理難題

新城控股集團(tuán)總部集中管理的印章極多，這其中包含已應(yīng)用用印寶的智能印章，還有大量的物理印章。在實際的管理過程中，新城控股集團(tuán)發(fā)現(xiàn)印章集中管理存在以下問題：

1.找章難，印章使用效率低

種類繁多的印章，在實際使用過程中要經(jīng)歷復(fù)雜的找章過程，耗時長，易出錯，還會降低印章使用效率。

2.監(jiān)管難，印章動態(tài)無法實時掌握

頻繁的業(yè)務(wù)往來，需要頻繁的現(xiàn)場用印或外帶用印，無法掌握印章實時動態(tài)，監(jiān)管困難重重！

3.存在違規(guī)用印風(fēng)險

復(fù)雜的用印場景，存在盜用、私蓋、人情章等違規(guī)用印風(fēng)險！

4.管理成本高

分支機(jī)構(gòu)用印需要郵寄或委派專人到總部蓋章，其中涉及到的人員、差旅、郵寄等成本較高。

有著群杰印章物聯(lián)網(wǎng)整體解決方案的智慧思路，新城控股集團(tuán)印章集中化管理創(chuàng)新走的非常順利。2020年5月，印章共享服務(wù)中心在新城控股集團(tuán)總部落成，群杰重量級新品智能印章柜落戶其中。

1.打破傳統(tǒng)印章存儲模式，重新定義印章管控新模式

新城控股集團(tuán)總部管理大量印章，很大一部分已經(jīng)升級成智能印章，但還存在大量的物理印章。在企業(yè)印章管理過程中，新城控股集團(tuán)發(fā)現(xiàn)印章保管、查找難，印章動態(tài)無法掌握，導(dǎo)致用印效率受到制約。于是應(yīng)用群杰智能印章柜創(chuàng)新集中管理模式。將智能印章和物理印章放入智能印章柜內(nèi)保管，可以快速查找，快速取用。在保障安全的前提下，大幅提高印章使用效率，降低風(fēng)險及管理成本。

2.顛覆式創(chuàng)新，帶來安全、高效、智慧印章管理體驗

印章使用人提交用印申請經(jīng)審批授權(quán)后，憑授權(quán)碼即可新城控股集團(tuán)印章共享服務(wù)中心自助取章、蓋章、還章。印章管理人員通過管理平臺實時掌握印章動態(tài)。

3.模塊組合，根據(jù)管理需求最優(yōu)定制

新城控股集團(tuán)總部管理的印章包含智能印章及物理印章，根據(jù)新城控股集團(tuán)的需求，智能印章柜設(shè)計1個主控模塊，3個智能印章管理模塊，8個物理印章管理模塊，幫助新城控股集團(tuán)實現(xiàn)了100+的物理印章，72+的智能印章智慧管理升級。

4.跨設(shè)備無縫對接，印章智慧管控再升級

智能印章柜無縫對接群杰印章生態(tài)體系所有產(chǎn)品，搭載群杰第五代印章物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)，可全面提升印章管理水平，保障用印安全。

【印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用價值】

1.人印分離

打破傳統(tǒng)印章管理模式，創(chuàng)新應(yīng)用智能設(shè)備代替人工，借物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)之力實現(xiàn)人、章、文件的信息互聯(lián)，做到人印分離，從源頭上降低人章接觸可能存在的盜用、私蓋、人情章等違規(guī)用印風(fēng)險。

2.授權(quán)使用

無論是取章，蓋章，還是印章外帶，未經(jīng)授權(quán)，均無法解鎖設(shè)備進(jìn)行操作應(yīng)用。可以很好的規(guī)范印章管理及使用。

3.遠(yuǎn)程管理

無論是分子公司還是集團(tuán)總部，領(lǐng)導(dǎo)在不在辦公現(xiàn)場都不再是影響工作效率的因素，一體化標(biāo)準(zhǔn)管理平臺，實現(xiàn)遠(yuǎn)程管理。審批、授權(quán)、監(jiān)管等不受時空限制，省去差旅、郵寄等成本，提質(zhì)增效顯著。

4.全程記錄

智能終端自動記錄使用環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，留痕留底，自動生成臺賬，一旦發(fā)生法律糾紛，可隨時調(diào)閱臺賬記錄，作為追溯依據(jù)。

新城控股集團(tuán)通過應(yīng)用群杰用印寶智能印章及智能印章柜實現(xiàn)企業(yè)印章數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，讓業(yè)務(wù)與管理的全過程閉環(huán)，提升了風(fēng)險防御能力。搭建一站式印章共享服務(wù)中心，實現(xiàn)集團(tuán)總部的一站式用印中心，提質(zhì)增效成果顯著。